Elektronische Rechnungen

Eine elektronische Rechnung unterscheidet sich nicht nur von einer herkömmlichen Papierrechnung, sondern auch von digitalen Rechnungen im PDF-Format. Detaillierte Informationen zu den Anforderungen an E-Rechnungen finden Sie auf dem E-Rechnungs-Portal Rheinland-Pfalz.

Um den ZRE nutzen zu können, ist eine Registrierung erforderlich. Diese erfolgt über das „Mein Unternehmenskonto“ auf Basis von ELSTER. Bitte beachten Sie, dass jede Firma (pro Umsatzsteuer-ID) separat registriert werden muss. Weitere Informationen zur Registrierung finden Sie hier.

• E-Mail: Rechnungen per E-Mail sind ausschließlich an die Adresse ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de zu senden. Die Absenderadresse muss in einem ZRE-Benutzerkonto hinterlegt sein. Bitte verwenden Sie keine Noreply- oder Bounce-Mailadressen für die Einreichung.
• Upload: Registrierte und eingeloggte Nutzer können Rechnungen direkt im ZRE hochladen. Nach dem Login steht die Upload-Funktion zur Verfügung.
• Webformular: Nutzer können auch Rechnungen über ein Webformular erstellen. Bitte beachten Sie, dass eine Archivierung im Portal nicht erfolgt und die Rechnung sofort heruntergeladen werden muss.
• Peppol: Hierbei handelt es sich um einen Übertragungskanal, der für Rechnungssteller keine Registrierung erforderlich macht. Als Rechnungssteller erhalten Sie eine Rückmeldung von Peppol, wenn die Rechnung von Peppol verarbeitet werden kann. Eine automatisierte Rückmeldung vom ZRE erhalten Sie aktuell nicht. Sollte der ZRE die Rechnung allerdings ablehnen, z.B. weil „BT-10“ nicht mit einer korrekten Leitweg-ID befüllt ist, so nimmt der Support des ZRE Kontakt über die Mailadresse auf, die Sie in „BT-43“ der Rechnung hinterlegt haben.
  Um Peppol zu nutzen, benötigen Sie einen Service Provider, der im Peppol-Netzwerk gelistet ist. Eine Übersicht finden Sie hier. Wenn Sie Rechnungen über einen Dienstleister bzw. über einen Softwareanbieter einreichen, kann dieser Ihnen ggf. bei Fragen zu Peppol weiterhelfen. Weitere Informationen erhalten Sie in den FAQs oder bei OpenPeppol.

Sie können Rechnungen einreichen, die der aktuell gültigen Fassung des Standards XRechnung entsprechen. Zusätzlich verarbeitet der ZRE momentan die zuletzt außer Kraft gesetzte Version des Standards. Auch ZUGFeRD-Rechnungen im Profil XRechnung können eingereicht werden, die Profile EN 16931 und Extended befinden sich aktuell in der Testphase. Eine solche ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem PDF mit eingebetteter XML-Datei. Beachten Sie hierbei bitte, dass der ZRE das PDF verwirft und aus der XML-Datei, die die relevante Originalrechnung beinhaltet, wieder eine eigene Visualisierung anfertigt.

Rechnungsbegründende Anlagen müssen Base64-kodiert sein und können in den folgenden Formaten zur E-Rechnung hinzugefügt werden: PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS. Alle Anlagen müssen unterschiedlichen Namen haben. Dies betrifft auch eingebettete Base64 codierte Anlagen innerhalb der E-Rechnung. Die Dateinamen dürfen kein @-Zeichen enthalten und werden ggf. abgeschnitten, wenn sie zu lang sind. Es darf nur eine Rechnung pro E-Mail eingereicht werden, die Gesamtgröße inkl. Aller Anhänge darf 20 MB nicht überschreiten. Genauere Infos und Angaben dazu, was Sie noch bei der Einreichung beachten sollten, finden Sie hier.

Die Pflichtfelder des Standards XRechnung – der nach Beschluss des IT-Planungsrats grundsätzlich maßgebliche Standard für die Verwendung der E-Rechnung in Deutschland – ergeben sich in den meisten Fällen aus dem Umsatzsteuergesetz. Zusätzliche Pflichtangaben sind Zahlungsbedingungen, Bankverbindungsdaten, die Mailadresse des Rechnungsstellers („BT-43“, wichtig für Rückmeldungen) und die Leitweg-ID, deren korrekte Angabe essenziell für die korrekte Zustellung der Rechnung ist. Unsere Leitweg-ID finden Sie am Anfang dieses Dokuments. Bitte achten Sie darauf, dass sie ohne Leerzeichen und im Zeichensatz UTF-8 im Feld „BT-10“ eingetragen wird. „BT“ steht für „Business Term“ und bezeichnet ein Informationselement. Detaillierte Informationen dazu können Sie der Spezifikation der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entnehmen.

Zusätzlich zu den Pflichtfeldern befüllen Sie bitte in jeder Rechnung die folgenden BT-Felder, sofern diese Angaben vorliegen.